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Büroassistenz (w/m/d)
Cottbus
Aktualität: 15.03.2024
Anzeigeninhalt:
15.03.2024, Bundesinstitut für Bau-, Stadt- und Raumforschung (BBSR)
Cottbus
Büroassistenz (w/m/d)
Die Aufgaben der Abteilungsleitung setzen einen intensiven referatsübergreifenden Austausch sowohl im Kompetenzzentrum als auch zu den anderen BBSR-Abteilungen an den Standorten Bonn und Berlin voraus. Sie beinhalten zudem die Zusammenarbeit mit einschlägigen Institutionen aus Forschung und Politik in den Kohleregionen, in den Bundesländern, im Bund und internationalen Kontext.
Folgende vielfältige und verantwortungsvolle Aufgaben erwarten Sie:
Koordinierung der Aufgaben der Abteilungsleitung durch ein strukturiertes, professionelles Büromanagement
Unterstützung und Entlastung der Abteilungsleitung in allen organisatorischen und administrativen Belangen
Bearbeitung allgemeiner, organisatorischer Tätigkeiten wie z. B. Terminkoordination, Reiseplanung und -buchung, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie die Ablageverwaltung in der eAkte
Unterstützung bei der Organisation von internen und externen Veranstaltungen, Vor- und Nachbereitung von Besprechungs- und Sitzungsunterlagen sowie Übernahme der Protokollführung bei Besprechungen
Erstellung von Präsentationsunterlagen, Tabellen, Übersichten bzw. Aufbereitung relevanter Informationen und Daten und Durchführung von Recherchetätigkeiten
Ansprechperson in organisatorisch-administrativen Angelegenheiten für das gesamte Team des KRE
Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Fachangestellten für Bürokommunikation, zur/zum Verwaltungsfachangestellten, zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation bzw. Büromanagement, Angestelltenlehrgang I oder ein vergleichbarer Abschluss
Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
Sehr gutes Planungs- und Organisationsgeschick sowie eine gewissenhafte, ergebnisorientierte und eigenständige Arbeitsweise
Sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen in Deutsch, die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte zusammenzufassen und zu bewerten sowie gute Englisch-Sprachkenntnisse
Erfahrung im Umgang mit innovativen Kommunikationstechniken sowie ein routinierter Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen
Höfliches und sicheres Auftreten, ausgeprägte Serviceorientierung, Freude im Umgang mit Menschen und an der Zusammenarbeit im Team
Hohes Maß an Loyalität und Integrität sowie die Bereitschaft zu kontinuierlichem Lernen und Veränderungsfähigkeit
Berufsfeld
Standorte