Kauffrau/-mann für Büromanagement Sachbearbeitung/Assistenz für die Institutsleitung

Augsburg
10.10.2017

Daten dieser Anzeige

Job-ID: 1300160__1
Kauffrau/-mann für Büromanagement Sachbearbeitung/Assistenz für die Institutsleitung
Sachbearbeitung/Assistenz für die Institutsleitung

Allgemein Starten Sie Ihre Mission beim DLR. Das DLR: Das DLR ist das Forschungszentrum für Luft- und Raumfahrt sowie die Raumfahrtagentur der Bundesrepublik Deutschland. Rund 8.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter forschen gemeinsam an einer einzigartigen Vielfalt von Themen in Luftfahrt, Raumfahrt, Energie, Verkehr, Digitalisierung und Sicherheit. Ihre Missionen reichen von der Grundlagenforschung bis hin zur Entwicklung von innovativen Anwendungen und Produkten von morgen. Wenn auch Sie sich für die Welt der Spitzenforschung in einem inspirierenden, wertschätzenden Umfeld begeistern, starten Sie Ihre Mission bei uns. Für unser Institut für Test und Simulation für Gasturbinen in Augsburg suchen wir einen Kauffrau/-mann für Büromanagement o. ä. Sachbearbeitung/Assistenz für die Institutsleitung Ihre Mission: Das DLR baut in Augsburg das neue Institut für Test und Simulation für Gasturbinen (SG) auf. Das Institut erforscht neue Triebwerks- und Gasturbinentechnologien, um bei immer höheren Anforderungen an Qualität, Sicherheit, Lebensdauer und Zuverlässigkeit die Mobilität und Energieversorgung effizienter, leiser und umweltfreundlicher zu machen. Ein Ziel des Instituts ist auf über 30 Mitarbeiter zu wachsen. Das Finanzvolumen beträgt jährlich ca. 8,0 Mio. Euro. Zudem beantragt das Institut eine Förderung beim Freistaat Bayern zunächst in Höhe von 20 Mio. Euro für den Aufbau der technischen und wissenschaftlichen Infrastruktur. Eine unternehmerisch orientierte, administrative und technische Betriebsführung vor Ort wurde eingerichtet u. a. für das Verfolgen der Zielerreichung und Mittelverwaltung nach kaufmännischen Grundsätzen. Betriebswirtschaftliche und administrative Fachfunktionen im Managementprozess sind für die Ergebniseinheit SG in vollem Umfang von der Institutsleitung an die Administrativ-Technische Betriebsführung (ATB) delegiert. Es erwartet Sie eine abwechslungsreiche, die Forschung unterstützende, anspruchsvolle Tätigkeit in teamorientierter Arbeitsatmosphäre mit folgenden Aufgaben: Führung des Sekretariats des Institutsdirektors * Bearbeiten ein- und ausgehender Post * Formulieren und unterschriftsreifes Erledigen der Korrespondenz in Deutsch und Englisch * Einhaltung des Corporate Designs (CD) im Institut * Terminplanung, -verfolgung und -koordination samt Reiseorganisation * Vorbereitung und Organisation von Sitzungen * Führen, Schreiben und Verteilen der Protokolle * Betreuung in- und ausländischer Gäste * Organisation größerer (über 100 Personen) interner und externer Veranstaltungen * Strukturierung, Aufbau und Verwaltung eines Ablagesystems * Erstellung von Unterlagen für die Universitätsvorlesung des Institutsdirektors Berichtswesen * Beschaffung, Auswahl und Zusammenstellung von benötigten Daten * Planung, Auswahl und Entscheidung der Darstellungsform * Freigabe von Druckaufträgen sowie Kontrolle und Korrektur gelieferter Drucke * Aufbereitung von Daten für unterschiedliche Ausgabemedien * Archivierung und ständige Aktualisierung Projekte und Vorhaben * Formulierung und Zusammenstellung von Projektzielen und Projekten aus Protokollen, Gesprächsnotizen u. ä. * Berücksichtigung und Überwachung DLR-interner administrativer Vorgaben * Erarbeiten von Vorschlägen für Projektleitung * Erstellen von Ressourcenplanung für Projektleiter, basierend auf der Vorkalkulation für unterschiedliche Projektphasen * Terminüberwachung in Projekten, Erkennen von Terminverzügen und deren Auswirkungen auf Projektinhalte * Organisation von Arbeitsbesprechungen, Workshops, Reviews und Managementmeetings mit internen und externen Partnern * Projektdokumentation inkl. Versionskontrolle, Änderungen usw. * Ermittlung der Kundenzufriedenheit Ihre Qualifikation: * erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich * mehrjährige Berufserfahrung in Geschäftsführungsassistenz o. ä. * Erfahrung im Bereich Betriebswirtschaft (Management, Kostenrechnung, Controlling, Marketing o. ä.) * Kenntnisse zur Erstellung vonProjektterminplänen und Verfolgung von Terminen * Teamfähigkeit, Überzeugungskraft und Kommunikationsfähigkeit * Eigeninitiative, selbständiges, zielorientiertes Arbeiten und Belastbarkeit * sicherer Umgang mit Büro- und Planungssoftware * sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift * idealerweise schnelle Auffassungsgabe, stringente Zielverfolgung und termingerechte Umsetzung * Loyalität, Diskretion und Gewandtheit im Umgang mit Akteuren aus Politik, Wirtschaft und Wissenschaft wünschenswert * Verständnis für wissenschaftliche Vorgehensweisen und technische Zusammenhänge von Vorteil Ihr Start: Freuen Sie sich auf einen Arbeitgeber, der Ihr Engagement zu schätzen weiß und Ihre Entwicklung durch vielfältige Qualifizierungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten fördert. Unser einzigartiges Arbeitsumfeld bietet Ihnen Gestaltungsfreiräume und eine unvergleichbare Infrastruktur, in der Sie Ihre Mission verwirklichen können. Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie Chancengleichheit von Frauen und Männern sind fester Bestandteil unserer Personalpolitik.Daher begrüßen wir Bewerbungen von Frauen ausdrücklich. Schwerbehinderte Bewerberinnen bevorzugen wir bei fachlicher Eignung. Fachliche Fragen beantwortet Ihnen gern Olga Riemer telefonisch unter +49 821 319874-2020. Weitere Informationen zu dieser Position mit der Kennziffer 12429 sowie zum Bewerbungsweg finden Sie unter www.DLR.de/dlr/jobs/#24396. logo audit top100

Sekretariat/ Assistenz/ Sachbearbeitung

Öffentlicher Dienst

Luft-/ Raumfahrt

Angestellter/ Fachkraft

Vollzeit

Augsburg