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Assistenz des Vorstands (m/w/d) Benno und Inge Behrens-Stiftung
Hamburg
Aktualität: 02.09.2026
Anzeigeninhalt:
02.09.2026, TOPOS Personalberatung GmbH
Hamburg
Assistenz des Vorstands (m/w/d) Benno und Inge Behrens-Stiftung
Aufgaben:
Sie unterstützen den Vorstand im operativen Tagesgeschäft und übernehmen eigenverantwortlich organisatorische, administrative und koordinierende Aufgaben
Sie bereiten Besprechungen und Leitungsrunden vor und nach, erstellen Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Protokolle und entlasten den Vorstand im Tagesgeschäft
Sie begleiten bereichsübergreifende Projekte, unterstützen die Administration von Immobilienprojekten und koordinieren externe Dienstleister
Sie übernehmen die Personaladministration der Unternehmenszentrale. Hierzu gehören vor allem die Erstellung von Arbeitsverträgen, Statistiken und Auswertungen sowie die Unterstützung der Leitungskräfte bei personalbezogenen Fragestellungen.
Sie koordinieren das Datenschutzmanagement der Unternehmensgruppe, organisieren Mitarbeiterschulungen und begleiten Digitalisierungsprojekte sowie die Einführung neuer IT- und KI-Anwendungen
Sie wirken an der Öffentlichkeitsarbeit mit und übernehmen in Zusammenarbeit mit einem Dienstleister die Pflege der Homepage, gestalten den Social-Media-Auftritt und unterstützen bei weiteren Kommunikationsmaßnahmen der Unternehmensgruppe
Qualifikationen:
Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion oder im Office Management eines mittelständisch geprägten Unternehmensumfelds mit
Sie arbeiten sicher mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel und PowerPoint
Sie zeichnen sich durch Organisationsgeschick, eine strukturierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit aus, Aufgaben eigenständig zu priorisieren und zuverlässig umzusetzen
Sie handeln vorausschauend, pragmatisch und lösungsorientiert und behalten auch bei einer Vielzahl unterschiedlicher Themen den Überblick
Sie verfügen über ein sicheres Auftreten, eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie ein sehr gutes schriftliches Ausdrucksvermögen
Sie interessieren sich für Personalthemen, Digitalisierung, Öffentlichkeitsarbeit und die Tätigkeit einer sozial engagierten Unternehmensgruppe
Sie überzeugen durch Kreativität, Eigeninitiative und Gestaltungsfreude und bringen sich gern mit eigenen Ideen ein
Hohe Sozialkompetenz, Diskretion, Verlässlichkeit und Teamorientierung runden Ihr Profil ab
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