Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement o. ä. (w/m/d) Teamassistenz für die Abteilung Mobile Raketenbasis

Die Mobile Raketenbasis (MORABA) führt Höhenforschungsraketenmissionen für wissenschaftliche Zwecke durch. Ziel ist die effiziente und kurzzeitige Bereitstellung von einzigartigen Forschungsmöglichkeiten für die internationale Wissenschaftsgemeinschaft, insbesondere in der Atmosphären-, Mikrogravitations- und Hyperschallforschung sowie der Astronomie. Als Teamassistenz sind Sie für die administrative und organisatorische Betreuung der Dienstreisen und des Kampagnenbetriebs vor, während und nach der Kampagne verantwortlich und werden das Team vor Ort (im Ausland) unterstützen. Dazu werden Sie u. a. folgende Aufgaben übernehmen: Erstellung von Checklisten aus den Anforderungen des Flight Requirement Plans Regelmäßige und eigenständige Rückkoppelung mit der zuständigen Projektleitung zur Abfrage von Veränderungen im Ablauf zur Feststellung von notwendigen Anpassungen in der administrativen Umsetzung der Raketenstartkampagne Tagesgenaue Ablaufplanung der Startkampagne mit der jeweiligen Projektleitung Persönliche Mitreise zur Raketenstartkampagne im Ausland Korrespondenz mit den internationalen Partnern zur Organisation von Missionen in englischer Sprache Koordination der Arbeitszeit- und Verfügbarkeitsplanung für die Missionsleitung Zentrale Ansprechperson für externe Teilnehmende sowie Organisation von Weiter- und Rückreisen Überwachung der Zahlungsvorgänge für externe Beauftragungen der Kampagnen Grundsätzliche Büroaufgaben zur Organisation der Zusammenarbeit in der Abteilung und als Querschnittstätigkeit für alle Mitarbeitenden wie z. B. Organisation des Postwesens, Beschaffung von Büromaterial, organisatorische Vorbereitung von Besprechungen, Terminkoordination, Führen von Protokollen sowie Organisation von ein- oder mehrtägigen nationalen und internationalen Projektmeetings/​Symposien/​Konferenzen Aufbau, Pflege, Führung und Weiterentwicklung eines Dokumenten- und Ablagesystems für Papier- und elektronische Dokumente Erarbeitung eines Konzepts für den neuen inhaltlichen und strukturellen Aufbau eines Dokumentenmanagementsystems in Übereinstimmung mit den Vorgaben aus dem integrierten Managementsystem der Einrichtung