Team Assistenz (w/m/d)

Monitoring und Steuerung von Leistungen und Terminen inkl. Erstellung und Verwaltung der Dokumentation Betreuungsaufgaben für Leitung & Abteilungen aus der Division wie unter anderem Wissensträger für die Abteilung / Division zu aktuellen Regelungen und Standards innerhalb der ESG (z. B. Betriebsvereinbarungen, Compliance-Regelungen, Export-Regelungen, Rechnungsprüfung) Ansprechpartner für Paten und neue Mitarbeitende im Onboarding-Prozess der Abteilung / Division Eigenständige Erstellung von Präsentationen, Unterlagen und Dokumentationen nach Vorgaben Selbstständige Recherche von Informationen und eigenständige Aufbereitung der Inhalte nach Rücksprache mit Führungskräften Unterstützung bei Sonderprojekten (z. B. Umsetzung von Organisationsentwicklungsprozessen, Organisationstätigkeiten bei Projekten, Unterstützungen bei Auswertungen, Überprüfung und Konsolidierung von Ergebnissen etc.) Terminkoordination und -pflege / Wiedervorlage sowie Erstellung von Besprechungsprotokollen extern und intern Selbstständige Büroorganisation (Post, Telefon, Ablage) und Verwaltung von Büromaterial Besucherbetreuung und Vorbereitung von Besprechungen (Raumreservierung, Catering) Schriftlicher, persönlicher sowie telefonischer bzw. virtueller Kontakt mit Kunden und externen Ansprechpartnern Ansprechpartner für alle Mitarbeitenden der Division und Zentralbereichen (z. B. Zeitwirtschaft, Büromaterial, Einkauf etc.) Unterstützung in allen administrativen Bereichen des Office-Managements Reisemanagement, Organisation und Buchung von Reisen sowie deren Abrechnung Planung und Koordinierung externer Aktivitäten Selbstständige Durchführung von verschiedenen Sachbearbeitungstätigkeiten (z. B. Einkauf von Büromaterial, Bewirtung etc.)