Sekretär / Assistenz (m/w/d)

14476 Potsdam (Stadt), 14467 Potsdam
18.07.2019

Daten dieser Anzeige

Job-ID: 010804706
Sekretär / Assistenz (m/w/d)

Max-Planck-Institut für Gravitationsphysik

Germany

https://jobs.aei.mpg.de/management-assistant/apply

Organisation und Betreuung von Meetings, Workshops und Konferenzen Organisation von Dienstreisen für die Direktorin, administrative Unterstützung der wissenschaftlichen Abteilung und deren Gäste sowie die Bearbeitung von Erstattungs­unterlagen E-Mail und andere Korrespondenz in Englisch und Deutsch sowie Übersetzungen Agieren als Schnittstelle zwischen der Direktorin, den wissenschaftlichen Teams, den Service­abteilungen und der Zentrale der Max-Planck-Gesellschaft Editieren und Kontrolle von Mitteilungen auf Deutsch und Englisch Proaktive Unterstützung bei organisatorischen Fragen Organisation der Rekrutierungsmaßnahmen von Wissenschaftler*innen Einkauf und Beschaffungen Sorgfältige Vor- und Nachbereitung von Entschlüssen des Direktoriums und der Verwaltung Internetrecherche und Informationsbeschaffung

MAX-PLANCK-INSTITUT FÜR GRAVITATIONSPHYSIK (ALBERT-EINSTEIN-INSTITUT) Das Max-Planck-Institut für Gravitationsphysik (Albert Einstein Institute, AEI) beschäftigt rund 300 internationale Wissenschaftler*innen, Student*innen und Mitarbeiter*innen in Technik und Verwaltung. Das Max-Planck-Institut für Gravitationsphysik in Potsdam sucht eine/n motivierte/n Sekretär / Assistenz (m/w/d) in Vollzeit für einen der Direktor*innen des Instituts. Der/die neue Mitarbeiter*in wird in der Abteilung »Astrophysikalische und Kosmologische Relativität« unter der Leitung von Prof. Dr. Alessandra Buonanno arbeiten. Die Abteilung umfasst etwa 30 Wissenschaftler*innen. Die übergeordnete und wichtigste Aufgabe des/r Assistenten*in ist es, Prof. Buonanno zu helfen, ihre Arbeitsvorgänge so effektiv und effizient wie möglich zu gestalten. Man sollte an diese Rolle mit einer gewissen Leidenschaft und Proaktivität heran gehen. Und man sollte in der Lage sein, viele verschiedene Aufgaben und Aspekte im Auge zu behalten, um Prof. Buonanno's Zeit durch effizientes Kalendermanagement und Kommunikation innerhalb und außerhalb des Instituts zu optimieren. Ein weiterer wesentlicher Aspekt der Tätigkeiten ist die Betreuung internationaler Besucher*innen und der Wissenschaftler*innen in der Abteilung. Wir sind bestrebt, die Stelle so bald wie möglich zu besetzen, aber es ist uns wichtiger, die richtige Person für die Stelle zu finden. Wenn Sie gern in einem internationalen Kontext arbeiten, Erfahrung im akademischen Umfeld haben, sehr gut Deutsch und Englisch sprechen und sich im untenstehenden Profil wiedererkennen, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung! Ihre Aufgaben: Organisation und Betreuung von Meetings, Workshops und Konferenzen Organisation von Dienstreisen für die Direktorin, administrative Unterstützung der wissenschaftlichen Abteilung und deren Gäste sowie die Bearbeitung von Erstattungs­unterlagen E-Mail und andere Korrespondenz in Englisch und Deutsch sowie Übersetzungen Agieren als Schnittstelle zwischen der Direktorin, den wissenschaftlichen Teams, den Service­abteilungen und der Zentrale der Max-Planck-Gesellschaft Editieren und Kontrolle von Mitteilungen auf Deutsch und Englisch Proaktive Unterstützung bei organisatorischen Fragen Organisation der Rekrutierungsmaßnahmen von Wissenschaftler*innen Einkauf und Beschaffungen Sorgfältige Vor- und Nachbereitung von Entschlüssen des Direktoriums und der Verwaltung Internetrecherche und Informationsbeschaffung Ihr Profil: Erfolgreich abgeschlossene einschlägige Ausbildung Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Fähigkeit zum selbständigen Arbeiten Flexibilität, Prioritätensetzung und effektive Zeiteinteilung Genaues und gewissenhaftes Arbeiten sowie ein Blick für das Detail Teamfähigkeit und kollegiale Zusammenarbeit Erfahrung im Umgang mit Macs und PCs Gute Kenntnisse in Microsoft Word und Excel Grundkenntnisse in der Verwaltung von Webseiten Gewünschte Qualifikationen: Berufserfahrung in einem akademischen oder wissenschaftlichen Umfeld Arbeitserfahrung im Ausland oder einem internationalen Umfeld Beherrschung einer dritten Sprache (z.B. Italienisch oder Französisch) Kenntnisse von LaTex Die Stelle ist zunächst für zwei Jahre befristet mit einer 6-monatigen Probezeit. Es ist angestrebt, die Stelle daraufhin zu entfristen. In Ausnahmefällen könnte die Entfristung früher angeboten werden. Ihre Bewerbung sollte ein einseitiges Motivationsschreiben enthalten, in dem Sie beschreiben, warum Sie die/der ideale Kandidat*in für die Stelle sind sowie einen Lebenslauf und Zeugnis­kopien. Das Anschreiben und der Lebenslauf sollten sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache eingereicht werden. Bitte fügen Sie Ihrer Bewerbung kein Foto bei. Alle Bewerbungsunterlagen bitten wir bis zum 15. September 2019 einzureichen, aber Bewerbungen werden berücksichtigt bis die Stelle erfolgreich besetzt ist. Bitte reichen Sie Ihre Unterlagen ausschließlich über unser Online-Bewerbungsportal als ein kombiniertes PDF-Dokument ein: https://jobs.aei.mpg.de/management-assistant/apply Das Gehalt richtet sich nach dem Tarifvertrag im Öffentlichen Dienst (TVöD Bund). Die Höhe des Gehalts hängt von der Qualifikation und Erfahrung des/r erfolgreichen Kandidaten*-in ab, eine Ein­gruppierung bis zur Entgeltgruppe 9a ist möglich. Das Max-Planck-Institut für Gravitationsphysik ist ein Arbeitgeber, der sich für Chancengleichheit einsetzt und sich verpflichtet, allen qualifizierten Bewerbungen gleiche Chancen zu bieten, unab­hängig von Rasse, Hautfarbe, Religion, Alter, Geschlecht, sexueller Orientierung, Geschlechts­identität, nationaler Herkunft oder Behinderung. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Dr. André Schirotzek (andre.schirotzek@aei.mpg.de). Bitte beachten Sie unsere Datenschutzhinweise: www.aei.mpg.de/1822783/Datenschutzhinweise Max-Planck-Institut für Gravitationsphysik (Albert-Einstein-Institut) Am Mühlenberg 1, 14476 Potsdam-Golm www.aei.mpg.de Assistent Sekretärin Assistentin Fremdsprachensekretärin Fremdsprachensekretär Fremdsprachenkorrespondentin Fremdsprachenkorrespondent Europasekretärin Europasekretär Bürokaufrau Bürokaumann Industriekaufrau Industriekaumann Sachbearbeiter Sachbearbeiterin

Sekretariat/ Assistenz/ Sachbearbeitung

Öffentlicher Dienst

Öffentlicher Dienst, Verwaltung, Verbände, Vereine

Angestellter/ Fachkraft

Vollzeit

Befristet

14476 Potsdam (Stadt)

14467 Potsdam