15.03.2024, Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung
Berlin
Sekretär*in (m/w/d)
Allgemeine Sekretariatsaufgaben zur Unterstützung der Leitung und der ca. 30 Mitarbeiter*innen des Fachbereichs, u. a. Fachinformationsbeschaffung, Dienstreiseplanung, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Terminverwaltung, Materialbeschaffung, Bearbeitung/Überwachung der Zeiterfassung, Protokollführung etc.
Eigenständige Nutzung elektronischer Tools (z. B. E-Akte, Parfis, Imsware) und weiteren fachlichen Anwendungen
Erstellung von interner und externer Korrespondenz in Deutsch und Englisch
Annahme und Beantwortung bzw. gezielte Weitervermittlung von externen schriftlichen und telefonischen Anfragen (Firmen, Universitäten, anderen Forschungseinrichtungen etc.)
Vor- und Nachbereitung sowie Organisation von Workshops, Seminaren und Tagungen auf nationaler und internationaler Ebene
Gestaltung und Korrektur von wissenschaftlichen Berichten, Prüfberichten und Gutachten
Pflege von Datenbanken
Mitwirkung bei der verwaltungstechnischen Einarbeitung und Betreuung neuer Mitarbeiter*innen und Gastwissenschaftler*innen sowie in- und ausländischer Gäste und Besucher*innen
Ausbildung von Auszubildenden und Praktikant*innen
Eine mit mindestens befriedigend abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Fachangestellte*r für Bürokommunikation oder vergleichbar
Sicherer Umgang mit Microsoft-Office-Programmen (Word, Excel, PowerPoint, OneNote) sowie Onlinekommunikationstools (Webex, MS Teams)
Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch
Gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
Erfahrung in der Vor-Ort-Ausbildung ist wünschenswert
Sehr gutes Zeit- und Prioritätenmanagement sowie hohes Organisationsvermögen
Sicheres, kompetentes und kundenorientiertes Auftreten
Gutes Kommunikations- und Informationsverhalten, Initiative/Einsatzbereitschaft, Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft, Flexibilität, Belastbarkeit sowie Zuverlässigkeit
Die ausgeschriebene Stelle setzt ein geringes Maß an körperlicher Eignung voraus.