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Assistenz (m/w/d) der Verwaltungsleitung
Heidelberg
Aktualität: 21.03.2024

Anzeigeninhalt:

21.03.2024, Max-Planck-Institut für Kernphysik
Heidelberg
Assistenz (m/w/d) der Verwaltungsleitung
Organisation und administrative Verwaltung (Terminkoordination und -überwachung intern/extern, Ein- und Ausgangspost, Telefon, Ablage in Papier sowie digital, Fristüberwachung) Inhaltliche Formulierung/Erstellung der Korrespondenz nach stichwortartiger Vorgabe in deutscher und englischer Sprache Planung und Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen sowie Nachbereitung und Dokumentation Gestalten und Erstellung von Präsentationen Organisation und Mitarbeit bei Tagungen und Workshops Unterstützung bei der Pflege diverser Datenbanken Vorbereitung und Organisation von Dienstreisen Unterstützung in Projekten von der Planung, Ausschreibung, Beauftragung bis hin zur Abrechnung
Kaufmännische Ausbildung und idealerweise Berufserfahrung im Sekretariatsbereich Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift Sehr gute Kenntnisse und sicherer Umgang in der Anwendung der gängigen MS-Office-Programme und Internetanwendungen Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise Hohe interkulturelle und soziale Kompetenz, Teamfähigkeit sowie ausgeprägte Service- und Dienstleistungsorientierung Freundliches und sicheres Auftreten, auch in Stress-Situationen

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