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Office Managerin (w/m/d) für die Zentrale eines Architektur- und Ingenieurbüros
Berlin
Aktualität: 18.05.2024

Anzeigeninhalt:

18.05.2024, BAL Bauplanungs und Steuerungs GmbH
Berlin
Office Managerin (w/m/d) für die Zentrale eines Architektur- und Ingenieurbüros
Sie organisieren verantwortlich die Arbeit des Office-Management-Teams, bereiten Termine und Reisen für die Geschäftsführung sowie für unser Baumanagement vor und führen entsprechende Plan- und Übersichtsdokumente Sie organisieren und erledigen die Datenerfassung, -pflege und -auswertung im Kontext unseres Personalmanagements, führen die Personalakten, bereiten Verträge vor und recherchieren für die Geschäftsführung in rechtlichen Belangen, u. a. des Arbeits- und Sozialversicherungsrechts. Sie führen Plausibilitätschecks der über unser Controlling-System erfassten Arbeits-, Urlaubs- und Krankheitszeiten durch und bereiten relevante Daten für unsere Lohnbuchhaltung auf. Sie führen unsere Rechtsakten und kooperieren mit unserem Finanzbuchhaltungsteam und der Public Relations Managerin. Sie führen Schriftverkehr, bearbeiten Dokumentationen, organisieren die Ablage und veranlassen die rechtzeitige Bereitstellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien.
Ihr Herz, Ihren Verstand, Ihr Organisationstalent Sie haben idealerweise bereits mehrjährige Erfahrung als Office-Managerin (w/m/d), oder vergleichbar und unterstützen die Geschäftsführung in allen organisatorischen und sicherstellenden Belangen. Sie halten Verbindung zu den Baustellensekretariaten und unterstützen die Durchsetzung der definierten Standards unseres Qualitätsmanagementsystems in deren Arbeit sowie im Bereich des Hauptbüros. Arbeitszeit: Vollzeit, bei Bereitschaft zur Arbeit im zeitlichen Randbereich auch Teilzeit bis minimal 35 h / Woche möglich. Wann soll es losgehen? Anfang September oder etwas später - je nachdem, wie es Ihnen möglich ist. Sie arbeiten gern in einem Team von Menschen mit vielen unterschiedlichen Begabungen und Eigenschaften - Teamfähigkeit ist Ihnen ebenso wichtig wie uns. Sie können richtig gut organisieren, handeln strukturiert und eigeninitiativ. Sie sehen nicht nur Probleme, sondern arbeiten aktiv an deren Lösung. Sie sind konsequent, können sich auch gegen Widerstände durchsetzen und verfolgen die Dinge bis zu ihrem Ende. Sie sind sicher in der Anwendung gängiger MS-Office-Programme - beim Einsatz von Word, Excel, Outlook, Microsoft Access und Teams macht Ihnen nicht so leicht jemand etwas vor. Sie beherrschen die deutsche Sprache perfekt und fehlerfrei in Wort und Schrift, können sich auf professionellem Niveau nuanziell ausdifferenziert ausdrücken und führen eine klare, sympathische und verbindliche Kommunikation.

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