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Fraunhofer-Institut für Werkstoffmechanik IWM

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Assistent*in Geschäftsfeldleitung
Freiburg im Breisgau
Aktualität: 17.10.2021

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17.10.2021, Fraunhofer-Institut für Werkstoffmechanik IWM
Freiburg im Breisgau
Assistent*in Geschäftsfeldleitung
Als Geschäftsfeldassistent*in organisieren Sie das Geschäftsfeldsekretariat des Geschäftsfeldes Fertigungsprozesse und unterstützen den Leiter in der täglichen Organisation sowie der Priorisierung seiner Aufgaben und übernehmen eigenständige Assistenzaufgaben (z. B. Telefonanrufe, Schrift- und E-Mailverkehr in Deutsch und Englisch, Terminorganisation und Reisebuchungen). Sie sind verantwortlich für die Organisation, Vor- und Nachbereitung von internen und externen Besprechungen und Veranstaltungen und erstellen dafür Protokolle, Reports, Präsentationen und andere Dokumente. Sie repräsentieren das Geschäftsfeld nach innen und außen durch die Vorbereitung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen und Projekttreffen einschließlich der Budgetverwaltung. Sie überwachen die Arbeitsabläufe nach unserem QM-System (von der Angebotserstellung über die Auftragsbestätigung bis hin zur Projekteinrichtung und die anschließende Überwachung der Liefertermine). Sie unterstützen die Projektleiter*innen bei der Abwicklung von administrativen Arbeiten und übernehmen eigenständig projektspezifische Aufgaben (z. B. Nachverfolgung von Deadlines und anschließende Erledigungskontrolle, Erstellung von Dokumenten, Probenversand, Verwaltung von Kommunikationsschnittstellen).
Eine sehr gut abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare, durch einschlägige Berufserfahrung erworbene Kenntnisse. Sie konnten in einer vergleichbaren Position bereits erste Erfahrung sammeln. Sie verfügen über gute Kenntnisse im Umgang mit den einschlägigen MS Office-Programmen (Outlook, Word, Excel, PowerPoint). Sie arbeiten gerne im Team, sind es gewohnt, sich und Ihre Arbeit selbstständig zu strukturieren und behalten auch in komplexen Projekten stets den Überblick. Sie überzeugen durch Ihr freundliches Auftreten und Ihre stets lösungsorientierte Arbeitsweise. Sehr gute Deutsch (C2) und gute Englischkenntnisse (B2) in Wort und Schrift runden Ihr Profil ab.

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