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Administrative Koordinator / Assistent (m/w/d) für die Energie Abteilung
Hamburg
Aktualität: 27.11.2022

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27.11.2022, GFA Consulting Group GmbH
Hamburg
Administrative Koordinator / Assistent (m/w/d) für die Energie Abteilung
Unterstützung bei der Projektakquise Eigenverantwortliche Zusammenstellung von administrativen Angebotsunterlagen für die Akquise neuer Projekte Internationale Korrespondenz mit Partnerorganisationen, Experten und Expertinnen Layout Prüfung/Formatieren und teilweise sprachliche Überarbeitung der Angebote Qualitätssicherung, Koordinierung des Drucks und Versand der gesamten Angebotsunterlagen unter Beachtung der Geberkriterien (v.a. GIZ, EU) und Abgabefristen Unterstützung bei der Projektbetreuung Unterstützung bei der administrativen und organisatorischen Betreuung laufender Projekte Ansprechpartner/Ansprechpartnerin für Konsortialpartner, Experten/Expertinnen für administrative Angelegenheiten Prüfung von Rechnungen, Time Sheets, Monatsjournalen, des Anlagevermögens sowie der Betriebsmittelanforderungen Büromanagement Organisation von Sitzungen, Veranstaltungen und Terminmanagement Dienstreisevorbereitungen (Flugbuchungen, Hotelreservierungen, Visaanträge...) Pflege der Projektreferenz-Datenbank sowie Aktualisieren der virtuellen Projekträume Layout-Prüfung und Formatierung von Texten Sprachliche Prüfung von Texten
Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (Bürokauffrau/mann, Fremdsprachenkorrespondenz, Europaassistenz ...) oder Bachelorstudium mit erster relevanter Berufserfahrung Sehr gute Englischkenntnisse, Französisch- und / oder Spanischkenntnisse sowie gute Deutschkenntnisse, Sehr gute Anwenderkenntnisse in den gängigen MS- Office-Produkten (insbes. Word) sowie im Umgang mit Datenbanken Hohes Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein Fähigkeit, auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick zu bewahren, Fristen einzuhalten und pragmatische Entscheidungen zu treffen Eigeninitiative, Aufgeschlossenheit und Kommunikationsgeschick zeichnen Sie aus Selbständigkeit und effizientes Zeitmanagement

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