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Teamassistenz / Office Manager*in (w/m/d)
Berlin
Aktualität: 09.08.2022

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09.08.2022, Helmholtz-Zentrum Berlin für Materialien und Energie GmbH
Berlin
Teamassistenz / Office Manager*in (w/m/d)
Sie wickeln alle administrativen und organisatorischen Vorgänge sowie die Dokumentation, Dokumentenpflege und Ablage eigenständig ab. Die Erledigung von Korrespondenz, die Erstellung von Entwürfen und das Abfassen von Protokollen treten hinzu Sie sind für die Qualitätskontrolle von Dokumenten, die Bearbeitung der Post, die Vorbereitung, Betreuung und Nachbereitung von Besprechungen sowie das Termin- und Dienstreisemanagement verantwortlich Sie begleiten und koordinieren Personalangelegenheiten, inklusive Onboarding- und Offboarding-Vorgängen, in einem internationalen und diversen Umfeld Sie leiten Bestellvorgänge ein und begleiten deren Abwicklung. Bei Ausschreibungsverfahren unterstützen Sie aktiv Sie pflegen Statistikdatenbanken zur Erfassung von Gästen, Publikationen, Abschlussarbeiten, Vorträgen und Kollaborationen Sie pflegen die Abteilungswebseiten (Deutsch und Englisch) Sie unterstützen bei Controlling-Aufgaben
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation Berufserfahrung im Sekretariats- und Assistenzbereich Selbstständige Arbeitsweise und ausgeprägte Organisationsfähigkeit Sehr gute Kenntnis gängiger Bürokommunikationssoftware (z. B. MS Office) Grundkenntnisse der englischen Sprache Wünschenswert: Grundkenntnisse in Content-Management- und Warenwirtschafts-Systemen

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