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Teamassistenz / Office Manager*in (w/m/d)
Berlin
Aktualität: 09.08.2022
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09.08.2022, Helmholtz-Zentrum Berlin für Materialien und Energie GmbH
Berlin
Teamassistenz / Office Manager*in (w/m/d)
Sie wickeln alle administrativen und organisatorischen Vorgänge sowie die Dokumentation, Dokumentenpflege und Ablage eigenständig ab. Die Erledigung von Korrespondenz, die Erstellung von Entwürfen und das Abfassen von Protokollen treten hinzu
Sie sind für die Qualitätskontrolle von Dokumenten, die Bearbeitung der Post, die Vorbereitung, Betreuung und Nachbereitung von Besprechungen sowie das Termin- und Dienstreisemanagement verantwortlich
Sie begleiten und koordinieren Personalangelegenheiten, inklusive Onboarding- und Offboarding-Vorgängen, in einem internationalen und diversen Umfeld
Sie leiten Bestellvorgänge ein und begleiten deren Abwicklung. Bei Ausschreibungsverfahren unterstützen Sie aktiv
Sie pflegen Statistikdatenbanken zur Erfassung von Gästen, Publikationen, Abschlussarbeiten, Vorträgen und Kollaborationen
Sie pflegen die Abteilungswebseiten (Deutsch und Englisch)
Sie unterstützen bei Controlling-Aufgaben
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Berufserfahrung im Sekretariats- und Assistenzbereich
Selbstständige Arbeitsweise und ausgeprägte Organisationsfähigkeit
Sehr gute Kenntnis gängiger Bürokommunikationssoftware (z. B. MS Office)
Grundkenntnisse der englischen Sprache
Wünschenswert: Grundkenntnisse in Content-Management- und Warenwirtschafts-Systemen
Berufsfeld
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