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Teamassistenz (m/w/d) für das Institut für Geschichte und Ethik der Medizin

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Technische Universität München (TUM)

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Teamassistenz (m/w/d) für das Institut für Geschichte und Ethik der Medizin

Technische Universität München (TUM)

München

Aktualität: 01.09.2021

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01.09.2021, Technische Universität München (TUM)

München

Teamassistenz (m/w/d) für das Institut für Geschichte und Ethik der Medizin

Das Institut für Geschichte und Ethik der Medizin beschäftigt sich schwerpunktmäßig mit den ethischen, geschichtlichen und sozialen Fragen der Medizin, die sich durch die rapiden Entwicklungen in der medizinischen Forschung und Praxis ergeben. Direktorin des Instituts ist Prof. Alena Buyx.

Wir suchen eine/n Kollegin/en, die/der neben der allgemeinen Teamassistenz insbesondere Aufgaben der Kommunikation und Repräsentation nach außen übernimmt sowie sich in die Personalverwaltung, die Finanzbuchung (SAP), die Terminkoordination der Institutsleitung und des Instituts und die Betreuung der Institutsbibliothek einbringt. Außerdem soll sie/er die Veranstaltungsorganisation des Instituts und die Organisation des Klinischen Ethikkomitees (KEK) unterstützen. Es erwartet Sie eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem teils internationalen Team, das sich noch im Aufbau befindet; daher sind Möglichkeiten der Mitgestaltung von Arbeitsprozessen möglich. Als Teamassistent/in arbeiten Sie in unserer Institutsverwaltung in einem 3-köpfigen Team, das eng miteinander zusammenarbeitet; direkte Vorgesetzte ist die Leiterin der Geschäftsstelle.

Anforderungen

Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Verwaltung oder Bürokommunikation
Erfahrung in Verwaltung
Erfahrung in Finanzbuchhaltung; eine Einarbeitung in SAP-Nutzung (einfache Kenntnisse) erfolgt
Sicherer Umgang mit MS-Office
Ausgeprägtes Talent für Organisation und sorgfältiges Arbeiten
Sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
Teamfähigkeit, vernetztes Denken und Handeln, Flexibilität

Aufgaben

Teamassistenz: Bearbeitung von allgemeinen Anfragen, Raum- und Schlüsselverwaltung, Anschaffung von Büromaterial/IT-Hard- und Software, Institutspost, Arbeitsschutz, Protokollieren von Sitzungen, Verwaltung des Institutskalenders und des Instituts-E-Mail-Postfachs, Organisation der physischen und digitalen Ablage, Unterstützung bei der Pflege der Institutswebsite (nach Einführung in das CMS Wordpress)
Personalverwaltung: Vorbereitung von Personalmaßnahmen und -vorgängen für die Personalabteilung, Abstimmung mit Personalabteilung und Mitarbeiter/innen, Zusammenstellung von Einstellungs-/Weiterbeschäftigungsunterlagen zur Weitergabe an die Personalabteilung der TUM, Organisation der Vertragsunterzeichnungen von Institutsmitarbeitern, Pflege der Urlaubskarteien der Mitarbeiter, AU-Meldungen, Dienstreiseanträge
Terminkoordination der Institutsleitung und des Instituts: Bearbeitung von Medien-, Vortragsanfragen, Terminabstimmung, Pflege des Kalenders
Finanzbuchhaltung (mithilfe von SAP): Kontierung und Buchung von Rechnungen, Abfrage von Kontoauszügen, Abwicklung von Anträgen zur Reisekostenerstattung, Abstimmung mit Finanzabteilung
Unterstützung bei der Veranstaltungsorganisation (Vortragsreihen, Tagungen, Institutsmeetings): Raumbuchung, Terminkoordination, Organisation des Caterings etc.
Verwaltung der Institutsbibliothek: Anschaffungen neuer Bücher, Einpflege von Neuanschaffungen, Bearbeitung von Anfragen
Assistenz der klinischen Ethik: (ggfs. kurzfristige) Organisation von Sitzungen des klinischen Ethikkomitees, Rechnungsbuchung, Terminkoordination

Wir bieten

Beschäftigung und Vergütung erfolgen nach den Bestimmungen des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L). Voraussichtliche Eingruppierung: TV-L E6 zuzüglich der attraktiven Leistungen des öffentlichen Dienstes, wie VWL und betriebliche Altersvorsorge
Arbeitszeit: Vollzeit (= 40,1 h/Woche); Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich.
Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet, mit Aussicht auf Entfristung.
Die Technische Universität München strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an. Bewerbungen von Frauen werden daher ausdrücklich begrüßt. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Der Arbeitsplatz ist nicht vollständig barrierefrei, nicht rollstuhlgerecht (denkmalgeschützter Altbau).

Bewerbung
Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftigen Unterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) vorzugsweise per E-Mail an medizinethik.med@tum.de – ein PDF-Dokument (max. 5 GB) – unter Angabe des Betreffs „Bewerbung Teamassistenz“ oder per Post an:

Technische Universität München
Institut für Geschichte und Ethik der Medizin
Ismaninger Straße 22
81675 München

Im Fall der schriftlichen Bewerbung bitten wir Sie, uns lediglich Kopien einzureichen, da wir Ihre Bewerbungsunterlagen nach Abschluss des Verfahrens leider nicht zurücksenden können.

Der Einsendeschluss ist der 17.10.2021. Für weitere Fragen steht Ihnen Frau Dr. Jennifer Wladarsch jederzeit gerne zur Verfügung: +49 89 4140 6961, j.wladarsch@tum.de

Technische Universität München
Institut für Geschichte und Ethik der Medizin
Prof. Dr. Alena Buyx
Ismaninger Str. 22
81675 München
Tel. +49 89 4140 4041
medizinethik.med@tum.de
www.get.med.tum.de
www.tum.de

Kontakt

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