Sachbearbeiter (m/w/d) Gremienmanagement

50667 Köln
23.01.2020

Daten dieser Anzeige

Job-ID: 012075031
Sachbearbeiter (m/w/d) Gremienmanagement

Stadtwerke Köln GmbH

Germany

https://stadtwerkekoeln.concludis.de/bewerber/landingpage.php?prj=218a0aefd1d1a4be65601cc6ddc1520e&oid=1&qid=0&b=0&ie=1

Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen ausgewählter Gesellschaften des Stadtwerke Köln Konzerns nach einem Konzernstandard (z.B. Aufsichtsratssitzungen und Ausschusssitzungen der Aufsichtsräte, Gesellschafter- und Hauptversammlungen der Konzerngesellschaften, Sitzungen von Unternehmensleitungen).Dies umfasst insbesondere die Digitale Sitzungsorganisation (u.a. Stammdatenpflege), Administrative Sitzungsbearbeitung (Übermittlung fristgerechter Einladungen, Unterlagen, Schriftverkehr, Niederschriften etc.), Sitzungsdokumentation mit Hilfe des Sitzungsmanagement-Systems »Session/SessionNet/Mandatos« Abwicklung aller mit der Gremienbetreuung verbundenen administrativen Tätigkeiten. Hierzu zählen u. a. Schriftverkehr, Aktenführung, Raumreservierungen, Vorbereitung der Sitzungsräume, Erstellen von Tagesordnungen, Erstellen von Berichtsentwürfen der Gremien, Übermittlung von Einladungen und Sitzungsunterlagen, Vor- und Nachbereitung von schriftlichen Beschlussfassungen, Pflichtveröffentlichungen in elektronischen Registern (bspw. Bundesanzeiger), Handelsregistereintragungen, interne und externe Kommunikation (digital/schriftlich, bspw. mit Gremienmitgliedern, Notariat, etc.)

Bewerben   zurück Wir sind das Holdingunternehmen des Stadtwerke Köln Konzerns mit einem Jahres-außenumsatz von über fünf Milliarden Euro und über 12.000 Mitarbeitern. Die Stadtwerke Köln GmbH führt und koordiniert die sehr selbstständig in ihren jeweiligen Märkten agierenden Konzerngesellschaften sowie weitere Beteiligungen nach einheitlichen Standards und stellt ihnen dafür auch eigene zentrale Dienstleistungen zur Verfügung. Zu diesen Gesellschaften gehören u. a. die RheinEnergie AG, die GEW Köln AG, die Kölner Verkehrs-Betriebe AG, die Häfen und Güterverkehr Köln AG, die AWB Abfallwirtschaftsbetriebe Köln GmbH, die AVG Abfallentsorgungs- und Verwertungsge-sellschaft Köln mbH, die KölnBäder GmbH, die Stadtentwicklungsgesellschaft moderne stadt GmbH und die Wohnungsgesellschaft der Stadtwerke Köln mbH. Innerhalb der Abteilung Zentrale Vorstands- und Aufsichtsratsangelegenheiten der Stadtwerke Köln GmbH ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle als Sachbearbeiter (m/w/d) Gremienmanagement zu besetzen. Ihre Aufgaben: Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen ausgewählter Gesellschaften des Stadtwerke Köln Konzerns nach einem Konzernstandard (z.B. Aufsichtsratssitzungen und Ausschusssitzungen der Aufsichtsräte, Gesellschafter- und Hauptversammlungen der Konzerngesellschaften, Sitzungen von Unternehmensleitungen).Dies umfasst insbesondere die digitale Sitzungsorganisation (u.a. Stammdatenpflege), administrative Sitzungsbearbeitung (Übermittlung fristgerechter Einladungen, Unterlagen, Schriftverkehr, Niederschriften etc.), Sitzungsdokumentation mit Hilfe des Sitzungsmanagement-Systems »Session/SessionNet/Mandatos« Abwicklung aller mit der Gremienbetreuung verbundenen administrativen Tätig­keiten. Hierzu zählen u. a. Schriftverkehr, Aktenführung, Raumreservierungen, Vorbereitung der Sitzungsräume, Erstellen von Tagesord­nungen, Erstellen von Berichtsentwürfen der Gremien, Übermittlung von Einladungen und Sitzungsunterlagen, Vor- und Nachbereitung von schriftlichen Beschlussfassungen, Pflichtveröffentlichungen in elektronischen Registern (bspw. Bundesanzeiger), Handels­registereintragungen, interne und externe Kommunikation (digital/schriftlich, bspw. mit Gremienmitgliedern, Notariat, etc.) Ihr Profil: Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und mehrjährige Berufserfahrung mit vergleichbaren Tätigkeiten in einer entscheidungsvorbereitenden Funktion Alternativ erfolgreicher Abschluss eines Grundlagenstudiums wirtschaftswissenschaftlicher oder rechtswissenschaftli­cher Ausrichtung (Bachelor oder vergleichbare Fort- und Weiterbildungen) Gesellschaftsrechtliche Grundkenntnisse erwünscht Fundierte Kenntnisse in den aktuellen MS Office-Anwendungen (Word, Excel und PowerPoint) Sehr sichere Rechtschreibung Gewissenhafte und ziel- und lösungsorientierte Arbeitsweise Hohes Maß an Eigeninitiative, Einsatzbereitschaft und Zuverlässigkeit Teamfähigkeit, geistige und zeitliche Flexibilität, Belastbarkeit, Engagement und Verantwortungsbewusstsein, Organisationsfreude und -fähigkeit Sicheres und angemessenes Auftreten, Freude am Umgang mit Menschen, kommunikative Fähigkeiten Loyalität und Verschwiegenheit Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39,0 Stunden im Rahmen einer flexiblen Arbeitszeit. Die Eingruppierung erfolgt nach den Bestimmungen des Tarifvertrages Versorgungsbetriebe (TV-V). Darüber hinaus kommen betriebliche Regelungen zur Anwendung. Sofern wir Ihr Interesse geweckt haben, freuen wir uns auf Ihre aussagefähige Online-Bewerbung mit Ihrer Gehaltsvorstellung sowie der Angabe des frühestmöglichen Eintrittstermins. Kurz-Bewerbung Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist der Stadtwerke Köln GmbH ein wichtiges Anliegen. Wir möchten Sie deshalb im Folgenden über unsere Datenschutzgrundsätze informieren, zu deren Einhaltung wir uns im Bewerbungsverfahren verpflichten. Welche Informationen werden von uns erhoben? Während des Bewerbungsprozesses müssen Sie bestimmte personenbezogene Daten und Informationen an uns übermitteln. Hierbei ist zwischen Pflichtangaben und freiwilligen Angaben zu unterscheiden. Bei den Pflichtangaben handelt es sich um Anrede, Vor- und Nachnamen, akad. Titel, Postanschrift, E-Mail-Adresse, Lebenslauf mit allen darin enthaltenen Angaben und Ihre Verfügbarkeit/Kündigungsfrist. Die Bereitstellung dieser Angaben ist weder gesetzlich noch vertraglich erforderlich. Ohne die Pflichtangaben können Sie die Bewerbungsmaske aber nicht weiter ausfüllen, so dass eine Bewerbung auf diesem Wege nicht möglich ist. Darüber hinaus sind freiwillige Angaben optional möglich. Sie können sich also entscheiden, solche Informationen anzugeben, oder nicht. Zu den freiwilligen Angaben gehören ein Anschreiben, Angaben zu Ihrer Schwerbehinderung / Gleichstellung, Gehaltsvorstellung sowie beliebige weitere Anlagen (Zeugnisse, Bescheinigungen, Nachweise etc.). Mit der Übermittlung Ihrer Bewerbungsunterlagen per E-Mail werden diese automatisch ausgelesen und in unserem Bewerbermanagementsystem erfasst. Hierbei werden alle mitgesendeten Dokumente sowie die darin enthaltenen Informationen gespeichert. Sollten Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen noch persönlich oder auf dem Postweg übermitteln, digitalisieren wir diese zunächst und erfassen sie anschließend ebenfalls in unserem Bewerbermanagementsystem. Die Originalunterlagen senden wir Ihnen umgehend wieder zurück. Unerwünschte Angaben Sie sind allein für den Inhalt der getätigten Angaben und eingestellten Dokumente verantwortlich. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie uns keine Dateianhänge mit Viren oder Würmern zusenden. Bitte übermitteln Sie weiter keine personenbezogenen Daten aus denen sich Informationen über Krankheiten, eine eventuelle Schwangerschaft, Ihre rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder Gewerkschaftszugehörigkeit ergeben. Von Angaben zu Ihrer körperlichen und geistigen Gesundheit oder Ihrem Sexualleben bitten wir ebenfalls abzusehen. Dasselbe gilt für alle Inhalte, die geeignet sind, Rechte Dritter (z. B. Urheberrechte, Presserecht oder allgemeine Rechte Dritter), öffentlich-rechtliche Vorschriften oder die guten Sitten verletzen. Beachten sie bitte auch, dass Sie uns gegen sämtliche Forderungen schadlos halten, die uns aufgrund von Informationen mit unzulässigen Inhalten entstehen und die uns von Ihnen übermittelt wurden. Zu welchem Zweck werden Ihre Daten verarbeitet und was die Rechtsgrundlage hierfür? Ihre personenbezogenen werden zu Zwecken verarbeitet, die im Zusammenhang mit Ihrem Interesse an einer aktuellen oder zukünftigen Beschäftigung bei uns und der Bearbeitung Ihrer Bewerbung stehen oder zur Kontaktaufnahme zu Ihrer Bewerbung erforderlich sind. Ist Ihre Bewerbung erfolgreich, können die angegebenen Daten für verwaltungstechnische Angelegenheiten im Rahmen der Beschäftigung verwendet werden. Rechtsgrundlage für vorstehende Verwendungen der Daten ist Art. 6 Abs. 1 Ziffer b DS-GVO. Im Rahmen des Bewerbungsprozesses findet keine automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling statt. Wer verarbeitet Ihre Daten? Ihre Daten werden von der Stadtwerke Köln GmbH, Parkgürtel 26, 50823 Köln, zu dem vorgenannten Zwecken verarbeitet. Das Bewerberportal wird von der KCP Personaldienstleistungsgesellschaft mbH Frankfurterstrasse 561, 51145 Köln betrieben. Die Webseite auf einem dedicated Server der Hetzner Online AG, Stuttgarter Str. 1 in 91710 Gunzenhausen gehostet. Die Verarbeitung der von Ihnen gesendeten Daten findet daher auch durch diese Firmen statt. An wen werden persönliche Daten weitergeleitet? Ihre Bewerbungsdaten werden ausschließlich in unserem Unternehmen zu Bewerbungszwecken eingesetzt. Die Weitergabe der Daten erfolgt nicht. Mit der Vorlage Ihrer Bewerbungsunterlage prüfen wir, ob in unserem Unternehmen alternative Stellen vakant sind und sprechen Sie ebenfalls auf diese Stellen an. Wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert? Sollten wir Ihnen keine Beschäftigung anbieten können, werden wir die von Ihnen übermittelten Daten bis zu sechs Monaten für den Zweck aufbewahren, um Fragen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung und Ablehnung beantworten zu können. Falls Ihre Bewerbungsunterlagen jedoch grundsätzlich von Interesse sind und lediglich aktuell keine geeignete Beschäftigung zur Verfügung steht, werden wir Sie mit einer Ablehnung um Ihr Einverständnis bitten, Ihre Daten bis zu einem Jahr vorzuhalten und abzuspeichern. So können wir Sie bei künftigen Stellenangeboten kontaktieren. Sie haben die Möglichkeit dieser weiteren Speicherung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widersprechen. Die betreffenden Daten werden dann umgehend gelöscht. Nach Ablauf dieser Fristen werden Daten gelöscht, soweit diese Daten nicht wegen gesetzlicher Aufbewahrungsfristen, für die strafrechtliche Verfolgung oder zur Sicherung, Geltendmachung oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen länger benötigt werden. In diesem Fall werden diese gesperrt. Die Daten stehen einer weiteren Verwendung dann nicht mehr zur Verfügung. Datensicherheit Wir treffen Vorkehrungen zum Schutz Ihrer Daten und um Missbrauch von außen zu verhindern. Dabei werden Maßnahmen wie Verschlüsselung (SSL-Verschlüsselung), Firewalls, Hacker-Abwehr-Programme und manuelle Sicherheitsvorkehrungen angewendet. Die SSL-Verschlüsselung ist aktiv, wenn das Schlüsselsymbol am unteren Ende Ihres Browsers geschlossen ist und wenn die Adresse mit "https://" beginnt. Bitte beachten Sie, dass auf unseren Seiten die Technologie JavaScript(TM) zum Einsatz kommt. Störungen des Service, Einstellung oder Änderung des Service oder Löschen von Daten Wir gewährleisten nicht, dass das Angebot zu bestimmten Zeiten zur Verfügung steht. Störungen, Unterbrechungen oder einen etwaigen Ausfall des Online-Angebots schließen wir nicht aus. Die Server werden regelmäßig sorgfältig gesichert. 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Weitergehende Informationen zum Datenschutz und Ihren Betroffenenrechten nach Art. 12 - 14 DS-GVO finden Sie unter https://www.stadtwerkekoeln.de/datenschutzerklaerung/. concludis - E-Recruiting & Online Bewerbermanagement concludis ist seit vielen Jahren erfolgreich im Bereich des E-Recruiting und Online-Bewerbermanagement tätig. Die concludis GmbH arbeitet dabei im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung nach BDSG (Bundesdatenschutz Gesetz) im Bereich E-Recruiting für die jeweils auftraggebenden Unternehmen. Den strengen gesetzlichen und vertraglichen Anfoderung an die Sicherheit der anvertrauten Bewerberdaten wird dabei im höchsten Maße Beachtung geschenkt. Mit concludis E-Recruiting und Online-Bewerbermanagement Software sind Ihre Daten in sicheren Händen Weitere Informationen zu concludis finden Sie im Internet unter concludis - Online Bewerbermanagement

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