Informationen zur Anzeige:
Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) (70 - 100 %)
Freiburg im Breisgau
Aktualität: 04.04.2025
Anzeigeninhalt:
04.04.2025, Max-Planck-Institut zur Erforschung von Kriminalität, Sicherheit und Recht
Freiburg im Breisgau
Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) (70 - 100 %)
Aufgaben:
Allgemeine Front-Office-Tätigkeiten (inkl. E-Mail- und Telefonverkehr)
Grundlegende Sekretariatsaufgaben wie Postbearbeitung, Ablage und Datenbankenpflege (Back-Office)
Terminplanung/-koordination/-überwachung (Microsoft Outlook)
Reisemanagement: Planung, Organisation, Buchung sowie Vorbereitung zur Abrechnung nach dem BRKG
Administrative Betreuung von personellen Vorgängen
Betreuung internationaler wissenschaftlicher Mitarbeitenden, Gästen und Stipendiat*innen
Interaktives Arbeiten mit den studentischen Hilfskräften der Abteilung, den zwei Direktionssekretariaten der anderen Abteilungen sowie den Serviceabteilungen des Instituts
Selbstständige Korrespondenz in Deutsch und Englisch, vorzugsweise auch in Französisch und Spanisch
Planung, Organisation und Nachbereitung von Meetings, Tagungen und Lehrveranstaltungen.
Qualifikationen:
Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation, mehrjährige Berufserfahrung ist wünschenswert, aber nicht ausschlaggebend
Sicherer Umgang mit gängigen Microsoft-Office-Anwendungen und elektronischen Medien und eine gewisse IT-Affinität sind von Vorteil
Die Bereitschaft, sich sowohl in die Instituts- bzw. MPG-eigenen Strukturen, Vorgaben und Richtlinien einzuarbeiten und diese mittels MPG-Policy-konformen Softwarelösungen und Tools umzusetzen, ist von Vorteil
Sehr gute Sprachkenntnisse in Wort und Schrift in den Sprachen: Deutsch und Englisch, vorzugsweise auch Französisch und Spanisch
Schnelle Auffassungsgabe sowie einen selbständigen, eigenverantwortlichen, strukturierten, gewissenhaften und zuverlässigen Arbeitsstil
Loyalität und Diskretion sind eine Selbstverständlichkeit
Hohe soziale Kompetenz, insbesondere respektvoller und stilsicherer Umgang mit internationalem Publikum
Ausgeprägtes Organisationstalent sowie Engagement, Kontaktfreude und Teamfähigkeit.
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Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) (70 - 100 %)
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