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08.05.2024, Regierungspräsidium Stuttgart
Tübingen
Assistenzkraft (w/m/d)
Umfasst sind insbesondere die Verwaltung des Schriftgutes, Registrierung der Eingangspost, Terminüberwachung, Bearbeitung des Aktenrücklaufs und Aktenablage sowie Digitalisierungsarbeiten in der Registratur des Landesamts für Denkmalpflege am Dienstsitz Tübingen in insbesondere folgenden Bereichen:
Topografische (Papier-) Registratur (»Ortsakten« mit gesonderter Aktenführung für insbesondere »Planakten« zu Planungsverfahren verschiedenster Art sowie sonstige Dokumentationen)
Mitwirkung bei der elektronischen Aktenführung (E-Akte BW)
Schreibarbeiten (insbesondere per E-Mail)
Mitwirkung am Servicetelefon für Bürgerinnen und Bürger sowie Empfang von Besucherinnen/Besuchern, Handwerkerinnen/Handwerkern
Sonstige Büro-Servicearbeiten und allgemeine Assistenztätigkeiten, z. B. Verteilung der elektronischen und physischen Post
Vertretung im Geschäftszimmer (insbesondere Büromaterialbestellung, -verteilung, Fuhrparkbetreuung, Assistenztätigkeiten im Gebäudemanagement)
Änderungen des Aufgabengebiets bleiben vorbehalten.
Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung in einem anerkannten einschlägigen Ausbildungsberuf mit einer Ausbildungsdauer von mindestens 3 Jahren (z.B. als Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Rechtsanwaltsfachangestellte/r, Notarfachangestellte/r, Verwaltungsfachangestellte/r) oder einem vergleichbaren Abschluss oder alternativ eine mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Assistenzbereich
Gutes schriftliches Ausdrucksvermögen, sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, sichere Rechtschreibung und Interpunktion
Kenntnisse der Microsoft Office-Programme (Outlook, Word, Excel)
Organisationstalent, Flexibilität, Kundenorientierung, Kommunikations- und Teamfähigkeit, Belastbarkeit
Vorkenntnisse beim Umgang mit Datenbanken
Von Vorteil sind
Berufsfeld
Business Administration
Öffentlicher Dienst, Verwaltung
Organisation, Verwaltung, Büro
Sachbearbeitung
Behörden, Kommunen
Standorte
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