Verwaltungsangestellter Digitales, Prozesse und Projekte (m/w/d)
Mainz
Aktualität: 06.12.2024
06.12.2024, Institut für medizinische und pharmazeutische Prüfungsfragen
Mainz
Verwaltungsangestellter Digitales, Prozesse und Projekte (m/w/d)
Aufgaben:
Begleitung der Digitalisierung der Verwaltungsprozesse (Mitwirkung an der strategischen Ausrichtung und Fortentwicklung), v. a. Betreuung der eAkte:
Unterstützung der Projektleitung, in Vergabeprozessen sowie Begleitung der Einführung
Strukturierung von Prozessen und deren Übertragung in die eAkte (inkl. Funktionstests / Qualitätssicherung, Identifikation von Schnittstellen zu bestehenden Fachverfahren), fachliche Administration sowie Konfiguration
Aufseiten der Verwaltung Ansprechpartner (m/w/d) für die Organisation und Betreuung der eAkte (z. B. für Anwendungsanfragen, Workflowgestaltung / -anpassungen) sowie Zusammenarbeit mit den IT-Verantwortlichen (z. B. Störungsmeldungen und Serviceanfragen, Konfiguration der Anwendung)
Erstellung von Maßnahmen zur Evaluation und Weiterentwicklung der eAkte
Administration und Weiterentwicklung der HR-Managementanwendung (rexx)
Unterstützung bei Organisationsentwicklungsprozessen, hier v. a. Analyse, Optimierung und Konzeption von Prozessen und Strukturen
Verwaltung und Weiterentwicklung des Aktenplans
Unterstützung bei der Erstellung von Dokumentationen, Handbüchern und Handlungsanleitungen sowie bei der Konzeption und Durchführung von Schulungen, Workshops u. Ä. auf dem beschriebenen Aufgabenfeld
Unterstützung bei Aufbau, Weiterentwicklung und Anwendung von Projektmanagementmethoden und -instrumenten
Unterstützung in diversen administrativen Bereichen (insbesondere im Vertretungsfall)
Qualifikationen:
Abgeschlossenes Hochschulstudium (FH-Diplom, Bachelor oder vergleichbar) der Verwaltungswissenschaft, Betriebswirtschaftslehre / Wirtschaftswissenschaften, Organisationsmanagement bzw. -entwicklung, Informatik oder einer vergleichbaren Fachrichtung oder eine abgeschlossene aufgabenrelevante Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung und nachgewiesenen Fähigkeiten und Kenntnissen
Erfahrung im beschriebenen Aufgabenfeld (v. a. Verwaltungsdigitalisierung / Digitalisierung von Schriftgut, eAkte / Dokumentenmanagementsysteme, Prozessmanagement) und / oder im öffentlichen Dienst sind von Vorteil
Erfahrung und Kenntnisse im Projektmanagement, idealerweise bei Organisations- und / oder IT-Projekten
Affinität im Umgang mit digitalen Medien bzw. Anwendungen
Sicherer Ausdruck in Wort und Schrift (Deutsch C2)
Ausgeprägte Kommunikations-, Kooperations- und Teamfähigkeit
Proaktives Handeln und Motivation
Strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise, Entwicklungs- und Lernbereitschaft