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Sekretariat/Office Manager/-in der Amtsleitung beim Grünflächen- und Tiefbauamt (m/w/d)
Villingen-Schwenningen
Aktualität: 03.07.2025
Anzeigeninhalt:
03.07.2025, Stadt Villingen-Schwenningen
Villingen-Schwenningen
Sekretariat/Office Manager/-in der Amtsleitung beim Grünflächen- und Tiefbauamt (m/w/d)
Aufgaben:
Eigenständige Organisation des Sekretariats der Amtsleitung
Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs sowie der Funktionspostfächer
Interne und externe Terminabstimmung, Fristen- und Wiedervorlagenkontrolle
Koordination des Schriftverkehrs inkl. Erstellung von Entwürfen z.B. für Bürgeranfragen
Kommunikation mit Fachabteilungen, Querschnittsämtern, Bürgerinnen und Bürgern
Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Protokollführung
Bearbeitung von Personalangelegenheiten innerhalb des Amtes (z. B. Urlaubs- und Krankmeldungen)
Unterstützung im Sitzungsdienst (Vorlagenerstellung, Fristenüberwachung, Abstimmungen)
Mitwirkung bei Veranstaltungsorganisation und verwaltungsinternen Prozessen
Anleitung von Auszubildenden
Qualifikationen:
Sie möchten als kommunikative und strukturierte Persönlichkeit Verantwortung übernehmen und unsere Amtsleitung im Tagesgeschäft organisatorisch wie administrativ unterstützen? Sie sind erster Kontakt für interne und externe Anfragen und haben Freude daran, Prozesse aktiv mitzugestalten? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r oder eine abgeschlossene mind. 3-jährige kaufmännische Ausbildung
Sehr gute EDV-Kenntnisse (u.a. MS Office, enaio, Monday.com)
Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeit
Hohes Maß an Selbstständigkeit, Diskretion, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
Serviceorientiertes und freundliches Auftreten - auch in hektischen Situationen
Teamfähigkeit sowie die Fähigkeit zur Priorisierung und strukturierten Arbeitsweise
Berufsfeld
Business Administration
Öffentlicher Dienst, Verwaltung
Organisation, Verwaltung, Büro
Behörden, Kommunen
Sachbearbeitung
Standorte
