Direktionssekretär*in (m/w/d) (70 - 100 %)
05.06.2025
Max-Planck-Institut für Erforschung von Kriminalität, Sicherheit und Recht
Freiburg im Breisgau
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Direktionssekretär*in (m/w/d) (70 - 100 %)
Freiburg im Breisgau
Aktualität: 05.06.2025
Anzeigeninhalt:
05.06.2025, Max-Planck-Institut für Erforschung von Kriminalität, Sicherheit und Recht
Freiburg im Breisgau
Direktionssekretär*in (m/w/d) (70 - 100 %)
Aufgaben:
Allgemeine Front-Office-Tätigkeiten (inkl. E-Mail- und Telefonverkehr)
Grundlegende Sekretariatsaufgaben wie Postbearbeitung, Ablage und Datenbankpflege (Backoffice)
Terminplanung/-koordination/-überwachung (Microsoft Outlook)
Reisemanagement: Planung, Organisation, Buchung sowie Vorbereitung zur Abrechnung nach dem BRKG
Administrative Betreuung von personellen Vorgängen
Betreuung internationaler wissenschaftlicher Mitarbeitender, Gäste und Stipendiat*innen
Interaktives Arbeiten mit den studentischen Hilfskräften der Abteilung, den zwei Direktionssekretariaten der anderen Abteilungen sowie den Serviceabteilungen des Instituts
Selbstständige Korrespondenz in Deutsch und Englisch, ggf. auch in Französisch und/oder Spanisch
Planung, Organisation und Nachbereitung von Meetings, Tagungen und Lehrveranstaltungen
Qualifikationen:
Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation, mehrjährige Berufserfahrung ist wünschenswert, aber nicht ausschlaggebend
Sicherer Umgang mit gängigen Microsoft-Office-Anwendungen und elektronischen Medien und eine gewisse IT-Affinität sind von Vorteil.
Die Bereitschaft, sich sowohl in die Instituts- bzw. MPG-eigenen Strukturen, Vorgaben und Richtlinien einzuarbeiten und diese mittels MPG-Policy-konformen Softwarelösungen und Tools umzusetzen, ist von Vorteil.
Sehr gute Sprachkenntnisse in Wort und Schrift in den Sprachen: Deutsch und Englisch, ggf. auch Französisch und/oder Spanisch
Schnelle Auffassungsgabe sowie einen selbständigen, eigenverantwortlichen, strukturierten, gewissenhaften und zuverlässigen Arbeitsstil
Loyalität und Diskretion sind eine Selbstverständlichkeit
Hohe soziale Kompetenz, insbesondere respektvoller und stilsicherer Umgang mit internationalem Publikum
Ausgeprägtes Organisationstalent sowie Engagement, Kontaktfreude und Teamfähigkeit
Berufsfeld
Standorte