Sachbearbeiter*in für die Wissenschaftsverwaltung in Teilzeit (50 %)

Als Team des BMS-Büros, bestehend aus aktuell sechs Mitarbeiter*innen, nehmen wir eine Brückenfunktion zwischen der Generalverwaltung und den Instituten der Biologisch-Medizinischen Sektion ein, deren Forschungsschwerpunkte die Lebenswissenschaften in ihrer gesamten Breite und Komplexität widerspiegeln. Unser Kerngeschäft ist die Beratung und Unterstützung der Vorsitzenden bei der Wahrnehmung ihrer wissenschaftsgeleiteten und administrativen Aufgaben. In dieser Funktion unterstützen Sie die Leiterin des Sektionsbüros der BMS und ihr Team in der Sachbearbeitung bei der administrativen Vor- und Nachbereitung der Gremiensitzungen und der wissenschaftlichen Symposien der Sektion. Sie unterstützen die Leiterin des Sektionsbüros der BMS und ihr Team bei der administrativen Vor- und Nachbereitung sowie der organisatorischen Durchführung von Gremiensitzungen der Sektion und wissenschaftlichen Symposien. Sie sind zudem zuständig für die Durchführung, das Monitoring und die Dokumentation der Begutachtungsverfahren für die Berufung von Direktor*innen. Ihnen obliegt der Aufbau und die Pflege der Gutachter- und Beschlussdatenbanken der Sektion. Sie betreuen eigenständig die SharePoint-basierten Teamräume für die Kommissionsarbeit und den Intranet-Auftritt der Sektion. Sie erarbeiten Vorschläge zur Prozessoptimierung im Sektionsbüro und recherchieren nach geeigneten digitalen Anwendungen gemeinsam mit Ihren Kolleg*innen. Sie erledigen selbstständig und eigenverantwortlich eingehende Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache. Gemeinsam mit der Teamassistenz sorgen Sie für den reibungslosen organisatorischen und technischen Ablauf der Gremiensitzungen, welche persönlich, hybrid oder online durchgeführt werden. Darüber hinaus erfüllen Sie klassische Verwaltungsaufgaben und Aufgaben des modernen Büromanagements.