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Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter (m/w/d) Fachadministration Dokumentenmanagementsystem
Ansbach
Aktualität: 18.05.2024
Anzeigeninhalt:
18.05.2024, Bezirk Mittelfranken
Ansbach
Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter (m/w/d) Fachadministration Dokumentenmanagementsystem
Fachadministration Dokumentenmanagementsystem Team eGovernment
Das Team eGovernment als Teil des Arbeitsbereichs 11 (Organisation, eGovernment und zentrale Dienste) ist für die Umsetzung der Digitalisierung der Verwaltung verantwortlich. Hierbei steht die praktische Einführung des Dokumentenmanagementsystems VIS im Vordergrund. Ferner werden in internen und überbezirklichen Projekt- und Arbeitsgruppen und in Abstimmung mit verschiedenen Fachbereichen weitere verschiedene digitale Projekte, wie z.B. die Beschaffung des neuen Sozialhilfefachverfahrens, die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) und die Implementierung einer virtuellen Poststelle (VPS), umgesetzt. Die Tätigkeitsfelder für den Bereich eGovernment sind unter »Ihre Aufgaben« beschrieben.
Einführung, Pflege und Anpassung des DMS VIS in den einzelnen Organisationseinheiten
Anlage und Überarbeitung von standardisierten Arbeitsabläufen (Workflows) sowie der definierten Soll-Prozesse
Testung und Bewertung neuer Updates bzw. Upgrades für den weiteren Einsatz
Pflege und Anpassung eines Rechte- und Rollenkonzepts
Unterstützung bei Anbindung und Betrieb der Schnittstellen zu den angebundenen Softwarelösungen (z.B. Fachverfahren und VIS-Scan)
Sachbearbeitung eGovernment bzw. Unterstützung bei verschiedenen Digitalisierungsthemen, wie z.B. Erstellung und Pflege von digitalen Anträgen sowie Anpassung und Fortschreibung von Handlungsleitfäden, Formularserver
Anwenderbetreuung VIS inklusive der Erarbeitung von Lösungsvorschlägen unter Einbeziehung des Softwareherstellers
Durchführung von Informationsveranstaltungen für die Mitarbeitenden, ggf. Moderation der Veranstaltungen
Organisation und Durchführung von Teilprojekten im Rahmen der Fachadministration
Sie verfügen über
Die Befähigung für die 3. Qualifikationsebene (früher: gehobener Dienst) der Fachlaufbahn Verwaltung und Finanzen
Oder
Ein erfolgreich abgeschlossenes Studium in einem vergleichbaren Studiengang (z.B. Bachelor of Arts Public Management)
Eine erfolgreich abgelegte Fachprüfung II für Verwaltungsangestellte (AL II bzw. BL II)
Gute IT-Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Programmen (insbesondere Word, Excel und PowerPoint)
Methodischer und zielorientierter Arbeitsstil sowie gute organisatorische und konzeptionelle Fähigkeiten
Teamfähigkeit, Selbstständigkeit und Konfliktfähigkeit
Sehr gute Kommunikationsfähigkeit, um Gespräche auf allen Ebenen lösungsorientiert und zielgerichtet zu gestalten
Fähigkeit, die Arbeitsergebnisse eigenständig aufzubereiten und zu präsentieren
Führerschein der Klasse B
Darüber hinaus sind folgende Kenntnisse, Erfahrungen und Fähigkeiten wünschenswert:
Kenntnisse im Umgang mit dem Dokumentenmanagementsystem VIS
Kenntnisse im Zusammenhang mit den verschiedenen Digitalisierungsthemen, wie z.B. Onlinezugangsgesetz (OZG), Formularserver, sichere Kommunikation
Verhandlungsgeschick und Erfahrung in der Leitung / Moderation von Arbeitsgruppen bzw. Besprechungen
Berufsfeld
Standorte