Informationen zur Anzeige:
Sekretär*in (m/w/d)
Berlin-Steglitz
Aktualität: 21.06.2024
Anzeigeninhalt:
21.06.2024, Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung
Berlin-Steglitz
Sekretär*in (m/w/d)
Ihre Aufgaben:
Allgemeine Sekretariatsaufgaben zur Unterstützung der Fachbereichsleitungen und der ca. 65 Mitarbeiter*innen der Fachbereiche 7.1 und 7.4, u. a. interne und externe Korrespondenz, Prüfberichte und Gutachten, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Terminverwaltung, Materialbeschaffung, Protokollführung etc.
Organisation des Sekretariatsbereichs gemäß Managementhandbuch der BAM und der Anforderungen externer Auditvorgaben
Mitwirkung bei der verwaltungstechnischen Einarbeitung und Betreuung von Mitarbeiter*innen, von Auszubildenden sowie ausländischen Besucher*innen und Gastwissenschaftler*innen
Vor- und Nachbereitung sowie Mitwirkung bei der Organisation von Besprechungen, Workshops, Seminaren und Tagungen auf nationaler und internationaler Ebene
Annahme und Beantwortung bzw. gezielte Weitervermittlung von fachbezogenen Kundenanfragen
Pflege von Datenbanken der Abteilung und Fachbereiche
Mitwirkung im Team aller Sekretariatsbereiche der Abteilung
Das bringen Sie mit:
Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Fachangestellte*r für Bürokommunikation oder vergleichbar
Berufserfahrung im Sekretariatsbereich, idealerweise mehrjährige Erfahrung im Führen eines vergleichbaren Sekretariates
Erfahrung in der Vor-Ort-Ausbildung ist wünschenswert
Sehr gutes Zeit- und Prioritätenmanagement sowie hohes Organisationsvermögen
Sichere Beherrschung der Microsoft-Office-Anwendungen
Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch, Englischkenntnisse sind wünschenswert
Sicheres, kompetentes und kundenorientiertes Auftreten
Gutes Kommunikations- und Informationsverhalten, zielorientierte und strukturierte Arbeitsweise, Initiative/Einsatzbereitschaft, Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft sowie Lernbereitschaft
Die ausgeschriebene Stelle setzt ein geringes Maß an körperlicher Eignung voraus.
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