Assistenz (m/w/d) Regulatory Affairs Aesthetics

60306, Frankfurt am Main
21.01.2021

Daten dieser Anzeige

Job-ID: 019628771
Assistenz (m/w/d) Regulatory Affairs Aesthetics

Merz Aesthetics

Germany

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Sie übernehmen die Terminplanung und -organisation von bspw. Abteilungsmeetings und Veranstaltungen inkl. Reisemanagement sowie die Pflege des Abteilungsorganigramms und abteilungsrelevanter Informationen/Dokumentationen Sie erstellen Präsentationsunterlagen und Übersichten, z.B. auch für die Ressourcen- oder Budgetplanung Sie organisieren interne und externe Meetings Sie sind verantwortlich für die Reisebuchung und Abrechnung, Bestellung von Büromaterial, Rechnungsprüfung inkl. Freigabeprozesse, interne/externe Abteilungskommunikation sowie Pflege des Abteilungslaufwerks Sie sind zuständig für die Bearbeitung, Archivierung und Nachverfolgung offizieller Dokumente (elektronisch, falls notwendig Papierform, z.B. Zulassungsbescheide im Tresor/Archiv), Schriftverkehr in deutsch und englisch Sie kümmern sich um Präsentationen, Organigramme, Fachtexte, unter der Beachtung der Standardformate und SOPs Sie sind für die Bestellung und Rechnungskontrolle von Fachliteratur und Normen zuständig Sie unterstützen bei und/oder erstellen Verträge und Internal Release Forms (in Zusammenarbeit mit den Regulatory Affairs Managern) Sie sind zuständig für die Organisation und Nachverfolgung des Unterschriftenumlaufs, Ablage auf dem jeweiligen Laufwerk, Versand, Archivierung (B-Flow) sowie für die Übersicht und Pflege der Vertragspartner in Zusammenarbeit mit den zuständigen Regulatory Affairs Managern Sie sind verantwortlich für die Dateneingabe und -verwaltung der internationalen Registrierungen in der Datenbank Drug Track und die Erstellung von Berichten aus der Datenbank Nicht zuletzt sind Sie eine administrative Unterstützung bei einreichungsrelevanten Tätigkeiten, der Dokumentenerstellung und -formatierung Sie sind verantwortlich für die Pflege der SOP Trainingsmatrix sowie für die Koordination und physische Pflege der Trainingsordner für alle Mitarbeiter in Regulatory Affairs Medical Devices EU/ROW Sie sind außerdem für das Dokumenten-Management SmartSolve (technische Einstellung neuer SOPs in SmartSolve nach Abstimmung mit den Autoren) zuständig Des weiteren sind Sie Trainingskoordinator und abteilungsinterner Ansprechpartner für SmartSolve, arbeiten mit QA zusammen und unterstützenbei der Vorbereitung von Audits bzgl. SOP-Trainingsordnern und SmartSolve Weiterhin zählt die Ablage und Dokumenten (elektronisch / Papierform) gem. Merz-Richtlinien zu Ihren Aufgaben Zudem sind Sie für die Organisation hinsichtlich der Raumplanung bei Neueinstellungen und Umzügen sowie für interne und externe Veranstaltungen inkl. Reiseorganisation zuständig

Unsere führende globale Position in den Bereichen Aesthetics, Therapeutics und Consumer Care ist das Ergebnis von Innovation, Unternehmergeist und dem Engagement unserer Mitarbeiter weltweit. Ein hochattraktives Produktportfolio, eine klare Strategieausrichtung und eine dynamische Kultur sind der Schlüssel zu unserem langfristigen Wachstum und Erfolg. Teilen Sie unsere Begeisterung für kundenorientierte Arbeit und möchten ein Teil unserer Erfolgsgeschichte werden? Dann starten Sie im Bereich Merz Aesthetics, der Merz Pharmaceuticals GmbH als  Assistenz (m/w/d) Regulatory Affairs Aesthetics  ab 01.07.2021  DIESE AUFGABEN WARTEN AUF SIE:  Sie übernehmen die Terminplanung und -organisation von bspw. Abteilungsmeetings und Veranstaltungen inkl. Reisemanagement sowie die Pflege des Abteilungsorganigramms und abteilungsrelevanter Informationen/Dokumentationen Sie erstellen Präsentationsunterlagen und Übersichten, z.B. auch für die Ressourcen- oder Budgetplanung Sie organisieren interne und externe Meetings Sie sind verantwortlich für die Reisebuchung und Abrechnung, Bestellung von Büromaterial, Rechnungsprüfung inkl. Freigabeprozesse, interne/externe Abteilungskommunikation sowie Pflege des Abteilungslaufwerks Sie sind zuständig für die Bearbeitung, Archivierung und Nachverfolgung offizieller Dokumente (elektronisch, falls notwendig Papierform, z.B. Zulassungsbescheide im Tresor/Archiv), Schriftverkehr in deutsch und englisch Sie kümmern sich um Präsentationen, Organigramme, Fachtexte, unter der Beachtung der Standardformate und SOPs Sie sind für die Bestellung und Rechnungskontrolle von Fachliteratur und Normen zuständig Sie unterstützen bei und/oder erstellen Verträge und Internal Release Forms (in Zusammenarbeit mit den Regulatory Affairs Managern) Sie sind zuständig für die Organisation und Nachverfolgung des Unterschriftenumlaufs, Ablage auf dem jeweiligen Laufwerk, Versand, Archivierung (B-Flow) sowie für die Übersicht und Pflege der Vertragspartner in Zusammenarbeit mit den zuständigen Regulatory Affairs Managern Sie sind verantwortlich für die Dateneingabe und -verwaltung der internationalen Registrierungen in der Datenbank Drug Track und die Erstellung von Berichten aus der Datenbank  Nicht zuletzt sind Sie eine administrative Unterstützung bei einreichungsrelevanten Tätigkeiten, der Dokumentenerstellung und -formatierung Sie sind verantwortlich für die Pflege der SOP Trainingsmatrix sowie für die Koordination und physische Pflege der Trainingsordner für alle Mitarbeiter in Regulatory Affairs Medical Devices EU/ROW Sie sind außerdem für das Dokumenten-Management SmartSolve (technische Einstellung neuer SOPs in SmartSolve nach Abstimmung mit den Autoren) zuständig Des weiteren sind Sie Trainingskoordinator und abteilungsinterner Ansprechpartner für SmartSolve, arbeiten mit QA zusammen und unterstützen bei der Vorbereitung von Audits bzgl. SOP-Trainingsordnern und SmartSolve Weiterhin zählt die Ablage und Dokumenten (elektronisch / Papierform) gem. Merz-Richtlinien zu Ihren Aufgaben  Zudem sind Sie für die Organisation hinsichtlich der Raumplanung bei Neueinstellungen und Umzügen sowie für interne und externe Veranstaltungen inkl. Reiseorganisation zuständig DAS ERWARTEN WIR VON IHNEN:  Abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Büromanagement oder vergleichbare Ausbildung Sie verfügen idealerweise über mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in Büromanagement Sie verfügen zudem über sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel, Power Point) Sie verfügen über fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie in Business Englisch Sie besitzen idealerweise Grundkenntnisse der Prozessabläufe im Bereich Regulatory Affairs Sie sind kommunikations- und teamfähig, zuverlässig und zeigen integres Verhalten Sie zeichnen sich durch Sorgfalt und Genauigkeit, soziale/interkulturelle Kompetenz, Belastbarkeit und Flexibilität aus Sie verfügen über ein gutes Zeitmanagement und sind Neuem gegenüber aufgeschlossen Organisatorische Fähigkeiten, Prozessoptimierung, selbständiges und strukturiertes Arbeiten zählen zu Ihren Stärken DAS BIETEN WIR IHNEN: Spannende Projekte vom ersten Tag an  Zusammenarbeit in multifunktionalen und globalen Teams  Flexible Arbeitszeiten  Eine attraktive Vergütung und umfangreiche Sozialleistungen  Persönliche & berufliche Entwicklung  Ein offenes und internationales Arbeitsumfeld in einem globalen Familienunternehmen Teilnahme am Mitarbeiterprogramm "We care for your beauty"  >> Hier bewerben   Wir freuen uns auf Ihre Onlinebewerbung - mit Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung, des frühestmöglichen Eintrittstermins und der Kennziffer 32639. Weitere Informationen finden Sie unter www.merz.com/de. Wir freuen uns auf Sie!

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