Assistenzkraft (m/w/d) für das Abteilungsvorzimmer

Stuttgart - Süd, Stuttgart - Nord, Stuttgart - West, Stuttgart - Mitte
07.07.2020

Daten dieser Anzeige

Job-ID: 015318698
Assistenzkraft (m/w/d) für das Abteilungsvorzimmer

Landeshauptstadt Stuttgart

Germany

http://www.stuttgart.de/stellenangebote

Allgemeine Sekretariatsaufgaben im Vorzimmer der Abteilungsleitung sowie Vorbereitung, Koordination und Organisation von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen Bearbeitung von Dienstreiseangelegenheiten (Reisekosten, Dienstfahrten, Hotelbuchung) Stellvertretung des Amtsleitersekretariats Zuarbeit für die Abteilungs- und Sachgebietsleitungen bei der Gestaltung/Anpassung von Vordrucken Erledigung der Korrespondenz der Abteilung und das Schreiben statistikbezogener Texte und Tabellen sowie Mitwirkung bei der Erstellung statistischer Veröffentlichungen hinsichtlich der Text- und Layoutgestaltung Archivierung von Literatur, statistischen Unterlagen und Veröffentlichungen Annahme und Weiterleitung von telefonischen und schriftlichen Anfragen sowie einfache Auskünfte zu den Wahlen Mitwirkung beim Prüfen von Unterstützungsunterschriften bei Wahlen Bestellung von Büromaterialien für die Abteilung und Zusatzbedarf für Wahlen Datenschutzgerechte Verwaltung von vertraulichen Unterlagen und Daten

  Mehr als 611.000 Bürger/-innen (m/w/d) wohnen in der Landes­hauptstadt Stuttgart. Als einer der größten Arbeitgeber der Region sucht sie Fachkräfte verschiedenster Ausrichtungen und bietet vielfältige und abwechslungsreiche Arbeits- und Aufstiegsmöglichkeiten auf modernen und zukunftssicheren Arbeitsplätzen, ein integratives und tolerantes Klima, variable Teilzeitmodelle, gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf, sehr gute Fort- und Weiterbildung und ein bezuschusstes Firmenticket. Der Landeshauptstadt Stuttgart ist eine vielfältige Personalzusammensetzung sehr wichtig. Wir freuen uns deshalb über Bewerbungen unabhängig von ethnischer Herkunft sowie von Alter, Geschlecht, Religion, Welt­an­schauung, Behinderung oder sexueller Identität. Schwerbehinderte sowie gleichgestellte Bewerber/-innen (m/w/d) werden bei entsprechender Eignung vorrangig berücksichtigt. Teilzeitarbeit ist auch auf Vollzeitstellen möglich, sofern in der Ausschreibung nichts anderes angegeben ist. Für Tandembewerbungen sind wir offen. Wir suchen für das Statistische Amt baldmöglichst, unbefristet, eine Assistenzkraft (m/w/d) für das Abteilungsvorzimmer für die Abteilung Bevölkerung und Wahlen. Die Abteilung Bevölkerung und Wahlen umfasst die Sachgebiete Wahlen und Finanzstatistik, Bevölkerung und Bildung, Personal- und Sozialstatistik sowie Geografische Informationen. Im Rahmen der Organisation und Durchführung von Kommunal- und Parlamentswahlen wird die Personalkapazität noch um rd. 60 Aushilfskräfte erhöht. Als Assistenzkraft (m/w/d) der Abteilungsleitung stehen Sie in regelmäßigem Kontakt mit den Mitarbeitern, aber auch der Bürgerschaft, anderen Ämtern der Stadtverwaltung und den politischen Vertretungen der Landeshauptstadt Stuttgart. Das Aufgabenfeld umfasst im Wesentlichen allgemeine Sekretariatsaufgaben im Vorzimmer der Abteilungsleitung sowie Vorbereitung, Koordination und Organisation von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen Bearbeitung von Dienstreiseangelegenheiten (Reisekosten, Dienstfahrten, Hotelbuchung) Stellvertretung des Amtsleitersekretariats Zuarbeit für die Abteilungs- und Sachgebietsleitungen bei der Gestaltung/Anpassung von Vordrucken Erledigung der Korrespondenz der Abteilung und das Schreiben statistikbezogener Texte und Tabellen sowie Mitwirkung bei der Erstellung statistischer Veröffentlichungen hinsichtlich der Text- und Layoutgestaltung Archivierung von Literatur, statistischen Unterlagen und Veröffentlichungen Annahme und Weiterleitung von telefonischen und schriftlichen Anfragen sowie einfache Auskünfte zu den Wahlen Mitwirkung beim Prüfen von Unterstützungsunterschriften bei Wahlen Bestellung von Büromaterialien für die Abteilung und Zusatzbedarf für Wahlen Datenschutzgerechte Verwaltung von vertraulichen Unterlagen und Daten Qualifikationen/Voraussetzungen eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r (m/w/d), Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation (m/w/d), Angestelltenlehrgang I oder eine vergleichbare Ausbildung Erfahrungen im Vorzimmer, Sekretariat oder als Assistenzkraft bei einer Führungskraft sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Produkte Wir erwarten außerdem sehr gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift Diskretion, tadellose Umgangsformen sowie freundliches und kompetentes Auftreten bei persönlichen und telefonischen Kontakten soziale Kompetenz und sehr gute Teamfähigkeit ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein ausgeprägtes Organisationsgeschick selbständige, terminorientierte und korrekte Arbeitsweise Verständnis für statistische Zusammenhänge hohe Belastbarkeit und einen versierten Umgang mit Arbeitsspitzen Akzeptanz der Urlaubseinschränkungen in der Zeit der Vorbereitung und Durchführung von Wahlen und Abstimmungen und die Bereitschaft zur Mehrarbeit in dieser Zeit Wir bieten Ihnen eine interessante, vielseitige und anspruchsvolle Aufgabe einen modernen Arbeitsplatz in zentraler Lage sehr gute Weiterbildungsmöglichkeiten Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen aller persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe 7 TVöD. Für Rückfragen steht Ihnen der Abteilungsleiter Herr Dreizler, Telefon: 0711 216-98541 gerne zur Verfügung. Bewerbungen richten Sie bitte bevorzugt an unser Online-Bewerberportal unter der Adresse www.stuttgart.de/stellenangebote oder unter Angabe der Kennzahl: 12/0008/2020 bis zum 6. August 2020 an das Statistische Amt der Landeshauptstadt Stuttgart, Eberhardstr. 37, 70173 Stuttgart. Bitte senden uns nur Kopien ohne Plastikhüllen o.Ä., da keine Rücksendung erfolgt. Nach Abschluss des Auswahlverfahrens werden alle Unterlagen vernichtet. www.stuttgart.de/stellenangebote

Sekretariat/ Assistenz/ Sachbearbeitung

Öffentlicher Dienst

Öffentlicher Dienst, Verwaltung, Verbände, Vereine

Angestellter/ Fachkraft

Einstiegsposition (keine Berufserfahrung)

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