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Office Manager (m/w/d)
Freiburg
Aktualität: 07.10.2024
Anzeigeninhalt:
07.10.2024, FREICON GmbH & Co. KG
Freiburg
Office Manager (m/w/d)
Aufgaben:
Als Office Manager (m/w/d) erfüllst Du eine wichtige Schnittstellenfunktion zwischen den Schwesterfirmen Freicon und AZTEKA. Du bist Dreh- und Angelpunkt, wenn es um die Organisation unseres Büroalltags am Standort Freiburg geht. Du unterstützt die Führungskräfte der AZTEKA bei operativen Aufgaben. Als großes Organisationstalent behältst Du immer den Überblick und kommunizierst über alle Hierarchie-Ebenen.
Office-Management: Empfang von Kunden, Lieferanten und Bewerbenden, Telefonzentrale, Postbearbeitung, Beschaffung und Verwaltung von Büro-Bedarf
Reisemanagement: Organisation von Reisen und der dazugehörigen Portale (DB, Hotels...)
Event-Management: Planung und Koordination von firmenübergreifenden Events sowie individuellen Team-Events
Konzeption und Pflege eines einheitlichen Ablage-Systems inkl. der dazugehörigen Prozesse
Allgemeine Korrespondenz und Schriftverkehr
Mitarbeit bei der Gestaltung und Pflege des Mitarbeitenden-Portals
Mitwirkung bei der Verwaltung des Arbeitszeit-Managements
Unterstützung bei der AZTEKA-KLIMAfit-Initiative
Enge Zusammenarbeit mit Führungskräften, Personal-Abteilung sowie Marketing
Qualifikationen:
Wir wünschen uns eine organisationsstarke Persönlichkeit. Du hast Spaß an der Kommunikation mit allen Hierarchie- und Abteilungsebenen. Du kannst Dich in die Struktur einer Firmengruppe hineindenken und verfügst über eine charmante Durchsetzungsfähigkeit. Weitere relevante Voraussetzungen:
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im betriebswirtschaftlichen Bereich
Gerne erste Erfahrung im Office Management oder als Teamassistenz
Sicherer Umgang mit MS-Office
Sprache: Deutsch sicher in Wort und Schrift, gute Englisch-Kenntnisse
Organisationsstark, kooperativ und teamfähig
Schnelle Auffassungsgabe
Strukturierte und eigenständige Arbeitsweise
Vertrauensgeber - darunter verstehen wir authentisch und glaubwürdig zu sein
Agilitäter - wir passen uns veränderten Anforderungen an und agieren eigenverantwortlich im Team
Serviceversteher - Engagement und Verbindlichkeit bestätigt unser Vorgehen
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