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Sie unterstützen den Präsidenten bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben und sichern die termingerechte Aufgabenerledigung ab. Föderale Termine, Meetings und Begleitungen organisieren Sie eigenständig mit den Büros von Minister:innen, Staatssekretär:innen, der kommunalpolitischen Führungsebene und anderen Entscheidungsträgern, ebenso das dafür notwendige Reisemanagement. Sie begleiten die Vorbereitung wichtiger Ereignisse mit dafür notwendigen Unterlagen und Präsentationen und stimmen sich hierzu eng mit der persönlichen Referentin des Präsidenten ab. Interne und externe Kontaktdatenbanken sowie die Pflege und Aktualisierung der Daten liegt in Ihren Händen. Sie sind der Dreh- und Angelpunkt zu allen organisatorischen Fragen des Präsidenten innerhalb der FITKO und arbeiten eng mit allen Abteilungen, deren Leitungen und dem Assistenzteam der FITKO zusammen. Sie übernehmen die Führung von Protokollen in Teammeetings, aber auch in Sitzungen mit externen Stakeholdern und ggf. auch bei Bedarf als protokollarische Begleitung zu externen Terminen.