Administrativer Koordinator / Assistent (m/w/d)
Hamburg
Aktualität: 23.05.2023
23.05.2023, GFA Consulting Group GmbH
Hamburg
Administrativer Koordinator / Assistent (m/w/d)
Die Administrativen Koordinatoren (AKs) sind zentrale Ansprechpartner:innen der Fachabteilungen. Die Hauptaufgaben liegen in der Unterstützung unserer Consultants bei der Akquise neuer Projekte sowie bei der Betreuung und Koordination laufender Projekte und der Erledigung anfallender Büroaufgaben.
Unterstützung bei der Projektakquise
Eigenverantwortliche Zusammenstellung von administrativen Angebotsunterlagen für die Akquise neuer Projekte
Internationale Korrespondenz mit Partnerorganisationen und Expert:innen
Layout Prüfung/Formatieren und teilweise sprachliche Überarbeitung der Angebote
Qualitätssicherung, Koordinierung des Drucks und Versand der gesamten Angebotsunterlagen unter Beachtung der Geberkriterien (v.a. GIZ, EU) und Abgabefristen
Unterstützung bei der Projektbetreuung
Unterstützung bei der administrativen und organisatorischen Betreuung laufender Projekte
Ansprechpartner:in für Konsortialpartner, Expert:innen für administrative Angelegenheiten
Prüfung von Rechnungen , Time Sheets, Monatsjournalen, des Anlagevermögens sowie der Betriebsmittelanforderungen
Büromanagement
Organisation von Sitzungen, Veranstaltungen und Terminmanagement
Dienstreisevorbereitungen (Flugbuchungen, Hotelreservierungen, Visaanträge...)
Pflege der Projektreferenz-Datenbank sowie Aktualisieren der virtuellen Projekträume
Sprachliche Prüfung, Layout und Formatierung von Texten
Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (Bürokauffrau/mann, Fremdsprachenkorrespondenz, Europaassistenz ...) oder Bachelorstudium mit erster relevanter Berufserfahrung
Sehr gute Englisch-, Französisch- und/oder Spanischkenntnisse sowie gute Deutschkenntnisse
Sehr gute Anwenderkenntnisse in den gängigen MS- Office-Produkten (insbes. Word) sowie im Umgang mit Datenbanken
Hohes Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein
Fähigkeit, auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick zu bewahren, Fristen einzuhalten und pragmatische Entscheidungen zu treffen
Eigeninitiative , Aufgeschlossenheit und Kommunikationsgeschick zeichnen Sie aus
Selbständigkeit und effizientes Zeitmanagement