Jobs in Büros, der Verwaltung und der Organisation in Hamburg

Die Administrativen Koordinatoren (AKs) sind zentrale Ansprechpartner:innen der Fachabteilungen. Die Hauptaufgaben liegen in der Unterstützung unserer Consultants bei der Akquise neuer Projekte sowie bei der Betreuung und Koordination laufender Projekte und der Erledigung anfallender Büroaufgaben. Unterstützung bei der Projektakquise Eigenverantwortliche Zusammenstellung von administrativen Angebotsunterlagen für die Akquise neuer Projekte Internationale Korrespondenz mit Partnerorganisationen und Expert:innen Layout Prüfung/Formatieren und teilweise sprachliche Überarbeitung der Angebote Qualitätssicherung, Koordinierung des Drucks und Versand der gesamten Angebotsunterlagen unter Beachtung der Geberkriterien (v.a. GIZ, EU) und Abgabefristen Unterstützung bei der Projektbetreuung Unterstützung bei der administrativen und organisatorischen Betreuung laufender Projekte Ansprechpartner:in für Konsortialpartner, Expert:innen für administrative Angelegenheiten Prüfung von Rechnungen , Time Sheets, Monatsjournalen, des Anlagevermögens sowie der Betriebsmittelanforderungen Büromanagement Organisation von Sitzungen, Veranstaltungen und Terminmanagement Dienstreisevorbereitungen (Flugbuchungen, Hotelreservierungen, Visaanträge...) Pflege der Projektreferenz-Datenbank sowie Aktualisieren der virtuellen Projekträume Sprachliche Prüfung, Layout und Formatierung von Texten